La auditoría de certificación ISO 9001 tiene dos etapas iniciales: en la etapa 1 el organismo de certificación revisa la documentación y si el sistema está preparado; en la etapa 2 verifica que el sistema opere en la realidad. Después del certificado vienen auditorías de seguimiento periódicas y una renovación al cumplirse el ciclo de tres años.
- 01Etapa 1Documentación, alcance y preparación.
- 02Etapa 2La operación real, con entrevistas y registros.
- 03SeguimientosAcciones cerradas y sistema en uso.
- 04RenovaciónUna mirada de todo el ciclo.
Etapa 1: ¿el sistema está listo para ser auditado?
El auditor revisa el alcance, la documentación, la auditoría interna y la revisión por la dirección. Busca entender la organización y decidir si tiene sentido avanzar. Los hallazgos de esta etapa son avisos: hay tiempo para resolverlos antes de la etapa 2.
Etapa 2: ¿el sistema funciona?
Aquí se audita la operación: entrevistas con quienes hacen el trabajo, recorridas y registros. Se sigue la evidencia de punta a punta, desde un requisito del cliente hasta la entrega. De esta etapa salen las no conformidades que hay que cerrar para obtener el certificado.
Cómo prepararse para cada una
- Para la etapa 1: alcance claro, auditoría interna completa y revisión por la dirección con decisiones registradas.
- Para la etapa 2: registros de varios meses de operación, no armados la semana anterior.
- Para los seguimientos: mostrar que las acciones correctivas funcionaron y que el sistema siguió en uso.
- Para la renovación: una mirada de todo el ciclo: qué mejoró y qué se repite.
Lo que se suele subestimar
El tiempo entre etapas. Si la etapa 1 deja observaciones, la etapa 2 va a empezar por ahí. Llegar con esas observaciones resueltas y con evidencia de cómo se resolvieron cambia el tono de toda la auditoría.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo pasa entre la etapa 1 y la etapa 2?
Lo acuerda la organización con el organismo de certificación según los hallazgos de la etapa 1 y la preparación del sistema.
¿Se puede no aprobar la etapa 1?
La etapa 1 no se aprueba ni se desaprueba como un examen, pero puede concluir que el sistema no está listo y postergar la etapa 2.
¿Quién hace la auditoría de certificación?
Un organismo de certificación independiente, idealmente acreditado. Es una auditoría de tercera parte.